SAP ECC: Por que possuir uma solução fiscal é fator determinante de sucesso para o resultado da empresa

Dando sequência em nossa série de posts sobre os principais ERP’s e como melhorá-los para o atendimento das obrigações tributárias do Brasil, iremos tratar sobre o SAP ECC, que apesar de não ser a versão mais atualizada dos programas da SAP, ainda possui muitos usuários ativos.

Para melhorar o entendimento, vamos primeiramente comentar sobre o surgimento e a evolução dos sistemas da SAP:

A evolução dos sistemas SAP

O SAP começou como um pacote de aplicações que servia apenas para a gestão financeira empresarial. Seu intuito era automatizar as principais tarefas de gestão de uma empresa, que até então era realizada manualmente.

Com o tempo, o pacote de software foi sendo ampliado, e recebendo novos módulos. Essa nova versão de software foi renomeada como R/1.

A segunda versão, chamada de R/2, foi lançada em 1979. Desta versão em diante, o software combinava várias funções corporativas, como logística e gerenciamento da cadeia de suprimentos, fabricação, recursos humanos e contabilidade.

A próxima versão se chamava R/3, e teve seu lançamento em 1992.

Em 2006, foi lançada a versão mais utilizada do SAP em todo o mundo, o SAP ECC (SAP ERP Central Component).

Em 2015, foi lançado o S/4 HANA, uma versão da suíte de aplicações criada para rodar unicamente em conjunto com o banco de dados HANA, também criado pela SAP.

Quais são os módulos do SAP?

A divisão dos módulos do SAP se dá em questão dos recursos disponibilizados pela plataforma, sendo que cada organização pode escolher quais os módulos são necessários para a sua atividade.

Os módulos são reconhecidos por siglas, sendo elas:

• Financial Accounting (FI)
• Financial Supply Chain Management (FSCM)
• Controlling (CO)
• Materials Management (MM)
• Sales and Distribution (SD)
• Logistics Execution (LE)
• Production Planning (PP)
• Quality Management (QM)
• Plant Maintenance (PM)
• Project System (PS)
• Human Capital Management (HCM)
• Supplier Relationship Management (SRM)
• Fixed Asset Management (AM)
• Business Warehousing (BW)
• Warehouse Management (WM)
• Advanced Business Application Programming (ABAP)

Vamos falar um pouco sobre os módulos que são mais utilizados pelas organizações brasileiras:

1. Financial Accounting (FI)

É responsabilidade do módulo Financial Accounting, rastrear o fluxo de dados financeiros em toda a organização de maneira controlada e integrar todas as informações para uma tomada de decisões.

Para realizar esse rastreio, o módulo SAP FI inclui diversas atividades, como a criação da estrutura organizacional, configurações globais da contabilidade financeira, contas a pagar, contas a receber, entre outras.

2. Controlling (CO)

O módulo SAP CO facilita a coordenação, o monitoramento e a otimização de todos os processos em uma organização.

Ele também auxilia na análise dos números reais fazendo uma comparação com os dados planejados nas estratégias de negócio.

Para realizar esta atividade, o módulo SAP CO possui diversas funcionalidades: contabilidade de classes de custo, centros de custos, contabilidade baseada em atividades, controle de custos do produto, análise de rentabilidade, avaliação do lucro ou prejuízo de áreas individuais e independentes dentro de uma organização, entre outras.

3. Sales and Distribution (SD)

O SD é um dos módulos mais importantes do SAP, e possui um alto nível de complexidade de integração.

O SAP SD utilizado pelas organizações para dar suporte às atividades de vendas e distribuição de produtos e serviços. Ele inicia com a consulta ao pedido e finalizando com a entrega.

Este módulo é capaz de monitorar diversas atividades que ocorrem em uma organização, bem como consultas de produtos, cotação, gestão de pedidos, preços, programação de entregas, picking, embalagem, saída de mercadorias, remessa de produtos para clientes, entrega de produtos e cobrança.

Em todos esses processos, vários módulos do SAP são envolvidos, como FI (Contabilidade Financeira), CO (Controladoria), MM (Gerenciamento de Materiais), PP (Planejamento de Produção), LE (Execução Logística), entre outros.

4. Materials Management (MM)

O módulo SAP MM lida com o movimento de materiais da organização, incluindo atividades como logística, gerenciamento da cadeia de suprimentos, vendas e entrega, gerenciamento de depósitos, produção e planejamento.

5. Supplier Relationship Management (SRM)

O módulo SRM é responsável pela gestão do relacionamento com fornecedores. Sendo assim, ele lida com a transição de produtos e serviços entre uma organização e seus fornecedores.

O principal processo abordado neste módulo é a aquisição de produtos como materiais diretos, materiais indiretos e serviços.

Este módulo pode ser integrado ao sistema de planejamento, contabilidade e inventário.

6. Human Capital Management (HCM)

O HCM é o módulo responsável por engloba as atividades relacionadas aos Recursos Humanos.

É neste módulo que são inseridos dados referentes a funcionários para fins administrativos, de registro de horas e folha de pagamento.

O sistema de RH possui pontos de integração onde os dados são transmitidos sem intervenção humana, com praticamente todos os outros módulos SAP.

Além disso, ele possui integração muito estreita entre os submódulos de RH.

7. Production Planning (PP)

O módulo SAP PP tem como objetivo realizar o planejamento e gerenciamento de produção.

O PP funciona em conjunto com vendas para que seja possível fazer o planejamento de vendas e operações, planejamento de recursos de distribuição, planejamento de necessidades de material, Kanban, planejamento de custos de produtos, entre outros.

8. Quality Management (QM)

O SAP QM é o módulo que contribui com a gestão da qualidade em produções nos processos da organização.

Este módulo é uma grande ajuda para que a organização possa acelerar seus negócios adotando uma maneira estruturada e funcional de gerenciar a qualidade em seus diferentes processos.

Para realizar sua finalidade o módulo QM possui integração com diversos outros processos: aquisição e vendas, produção, planejamento, inspeção, notificação, controle, gerenciamento de auditoria e assim por diante.

9. Plant Maintenance (PM)

O módulo SAP PM realiza o gerenciamento de todas as atividades de manutenção em uma organização.

Este módulo é o responsável por um conjunto de atividades-chave que incluem inspeção, notificações, manutenção corretiva e preventiva, reparos e outras medidas para manter um sistema técnico ideal.

10. Advanced Business Application Programming (ABAP)

O ABAP, que se refere ao termo Advanced Business Application Programming e pode ser entendido como “programação avançada de aplicativos de negócios”, é o módulo que representa a linguagem de desenvolvimento mais utilizada dentro do SAP.

Popularização do SAP ECC

O SAP ECC foi projetado para rodar em bancos de dados de terceiros, (como IBM DB2 ou Oracle).

O SAP ECC é o principal produto do SAP Business Suite, porém não deve ser confundido com a suíte de aplicações completa.

O SAP Business Suite vai além dos módulos básicos e oferece suporte a funções especializadas, como gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM) e gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).

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Suporte da SAP ao SAP ECC

Em fevereiro de 2020, a SAP anunciou que irá prorrogar o prazo de atendimento e manutenção das aplicações da família Business Suite 7, mais conhecidos por ECC, até o final de 2027. Além deste acréscimo de 2 anos no prazo de manutenção (que antes havia sido previsto até 2025), a empresa também se comprometeu a manter a manutenção estendida até o final de 2030.

Estes novos prazos valem para os softwares SAP ERP 6.0, SAP Customer Relationship Management 7.0, SAP Supply Chain Management 7.0, o que é conhecido por SAP ECC, além das versões rodando em Hana do SAP Supplier Relationship Management 7.0 e SAP Business Suite powered by SAP Hana.

Por que se faz necessária uma solução fiscal complementar ao SAP ECC?

O SAP ECC possui localização para o Brasil, ou seja, contempla as especificidades do nosso País, porém esta localização possui algumas limitações. Ela não cobre integralmente o escopo de obrigações acessórias, abrangendo apenas a Nota Fiscal Eletrônica (NFe), possibilitando sua escrituração e a emissão através de um módulo específico (GRC). Para as demais obrigações acessórias, tais como a GIA, o SPED Fiscal, o EFD Contribuições dentre tantas outras, se faz necessária a contratação de uma Solução Fiscal especialista.

Se você é um usuário ou gestor de tecnologia já deve ter ouvido falar deste assunto e ter recebido conteúdo de diversas soluções, mas o ponto é: existem diferenças reais entre elas? qual é a mais vantajosa para o meu cenário? Vamos entender um pouco mais a seguir.

Tipos de solução fiscal para SAP e diferenças

Existem diversas modalidades possíveis para a aquisição de uma solução fiscal especialista para o SAP. Elas podem possuir diferenças em sua forma de integração, atualizações, tecnologia em geral, facilidade de uso dentre outras tantas possibilidades que as façam ser mais vantajosas ou não para sua empresa. Aqui focaremos em 2 dos pontos mais relevantes, sendo eles a sua forma de integração e a rotina de atualizações da solução.

Neste ponto podemos observar 3 grandes tipos de solução. Vamos a elas:

Solução Fiscal “embarcada” no SAP

Esta modalidade envolve uma solução pronta, desenvolvida na linguagem SAP (ABAP), e instalada juntamente ao SAP.

A vantagem é que a solução está instalada no SAP, possuindo uma transação específica para ser acessada.

As desvantagens são que ela demanda o mesmo recurso computacional que o SAP já usa. Imagine você processando SPED Fiscal, ECD e todo o fechamento financeiro ao mesmo tempo, além de toda a rotina da empresa em conjunto (entradas, saídas, vendas etc.). Existe uma grande chance de algum desses processos ficar comprometido e mais lento certo?

Solução Fiscal customizada no SAP

Uma solução desenvolvida de forma customizada no SAP envolve o desenvolvimento pensado especificamente para uma empresa, realizado por uma consultoria e seus desenvolvedores.

Como vantagem podemos destacar que a solução será bastante aderente ao processo da empresa (ou ao menos deveria ser) visto que todos os detalhes desta foram pensados para atender as demandas da companhia.

Como desvantagem principal podemos destacar o processo de manutenção desta solução. Como é sabido o setor fiscal sofre constantes mudanças devido ao processo de evolução da legislação tributária. Novas obrigações e alterações nas já existentes são constantes. Por conta de a solução não ser mantida efetivamente pela fornecedora do software, mas sim por um time de consultoria, esta deverá ser adaptada a cada alteração legal, levando a empresa a incorrer em severos custos dependendo do cenário, por consequência gastando mais no final das contas.

Solução Fiscal Independente (fora do SAP)

Por fim, podemos observar as soluções fiscais que atuam de forma independente, ou seja, fora do ambiente do SAP. Estas soluções possuem um dispositivo integrador homologado pela SAP dentro do ERP fazendo a coleta das informações necessárias para as entregas fiscais.

Como vantagens podemos destacar a não concorrência com os processos SAP tornando-a mais performática, um maior número de recursos por não se limitar ao framework disponibilizado no SAP ECC, e uma atualização simplificada pensada para o cenário fiscal e mantida como produto, não levando a empresa a gastar com customizações e adaptações nos seus programas, mas sim apenas atualizar a solução fiscal de forma automatizada.

Já como desvantagem podemos mencionar que a interface de usuário normalmente não será a mesma do SAP, demandando que durante o projeto os usuários aprendam a utilizar as novas telas para a geração das obrigações fiscais e execução dos processos.

Riscos de não possuir uma Solução Fiscal para o SAP

No cenário atual é praticamente impossível não possuir uma solução fiscal juntamente ao SAP. Podemos elencar diversos riscos de não conformidade e possíveis multas que a empresa pode sofrer por tentar realizar suas entregas fiscais de forma manual ou por terceiros. Vamos a alguns deles:

• Realização manual de entregas fiscais está extremamente sujeita a erros, sendo um dos principais motivos para autuação por parte da RFB;
• Terceirização do processo de entrega de obrigações fiscais pode expor a empresa a perda de dados durante o repasse de informação e por consequência incorreções;
• A não entrega ou entrega de arquivos sem dados pode levar a severas multas previstas na legislação que podem comprometer profundamente o fluxo de caixa da empresa, até inviabilizando o negócio.

Como a solução fiscal da Synchro pode ajudar na gestão de tributos no SAP ECC

As soluções fiscais Synchro são líderes de mercado há 30 anos, sendo uma das pioneiras no desenvolvimento de softwares para a área fiscal do SAP, desde suas primeiras versões lançadas no Brasil, ainda na década de 90. Possuímos mais de 150 clientes usuários SAP nos mais diversos segmentos, sendo indústrias, comércios ou empresas de serviços, espalhadas por todo o território nacional.

Com larga experiência em projetos complexos, um produto com grande capilaridade no território brasileiro abrangendo mais de 500 obrigações acessórias, todos mantidos como produto garantindo uma gestão de custos adequada para nossos clientes, a Synchro torna-se a melhor opção quando falamos de solução fiscal para o SAP ECC.

A GESIF implanta as soluções da Synchro há 15 anos, atendendo todo o território nacional. Possuímos mais de 150 projetos SPED entregues em diversos clientes SAP, o que garante larga experiência com o ERP e no cenário de implantação de solução fiscal. Entre em contato para saber mais e falarmos sobre o seu projeto.

Migração do SAP ECC para o S/HANA

Como visto no início do post, a versão mais atualizada do SAP é o S/4 HANA, o ERP SAP que utiliza banco de dados da própria SAP, e garante uma integração muito maior entre os recursos e muito mais capacidade e velocidade no tratamento dos dados.

A migração do SAP ECC para o SAP S/4 HANA é o caminho incentivado pela própria SAP, por demonstrar ser a decisão natural na evolução dos sistemas.

O S/4 HANA promove uma integração total dos processos da organização, em diversas camadas. Para saber mais sobre o S/4 HANA, leia nosso post clicando aqui.

Algumas limitações encontradas no SAP ECC prejudicavam a evolução da transformação digital nas organizações. Recursos como a tomada de decisão em tempo real e até o processamento de dados em grande volume necessitavam de uma solução mais abrangente.

Os benefícios do SAP S/4 HANA

O S/4 HANA foi projetado para resolver problemas mais complexos e trabalhar com uma quantidade de dados maior do que o ECC.

Conforme comentamos no nosso post sobre S/4 HAHA, o banco de dados HANA faz parte do pacote de software de negócios da SAP.

Quando foi criado, o HANA era uma ferramenta destinada a gerenciar dados de armazenamento, porém cresceu para se tornar uma plataforma analítica e de gerenciamento de dados. Hoje, o banco de dados HANA pode funcionar tanto no local quanto na nuvem.

Por se tratar de um banco de dados que roda em memória, a sua velocidade de acesso aos dados é seu principal diferencial.

Esta dinâmica possibilitou expandir as possibilidades na análise dos dados empresariais e no caso da contabilidade trouxe tempos de execução muito melhores para a realização das obrigações acessórias fiscais e contábeis.

Vantagens do S/4 HANA em comparação ao SAP ECC

Essas são algumas das vantagens que apenas os usuários do S/4 HANA possuem:

• Obtenção de insights de negócios em tempo real, para tomadas de decisões, processos otimizados e melhores serviços;
• Possibilidade de trabalhar de forma mais rápida e ágil por conta do modelo de dados simplificado do SAP S/4HANA e à experiência de usuário SAP Fiori excepcionalmente intuitiva;
• Aceleração da inovação, tendo em vista que o núcleo central do HANA combina o ERP tradicional com CRM, EWM, gerenciamento de transporte e muito mais, e se conecta facilmente a aplicativos de nuvem inovadores.
• Aproveitar as tecnologias mais recentes.

Outro ponto a ser levado em consideração é que um número crescente de novos aplicativos SAP estará disponível apenas no SAP S/4HANA.

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