Guia sobre Documentos Fiscais Eletrônicos (NFe, NFSe, CTe, CCe, MDest): Alterações 2020, como emitir e como armazenar

Os documentos fiscais são parte presente na rotina das empresas há décadas, porém somente com a evolução da tecnologia que se tornou possível a migração de uma realidade em que essas informações estavam em papel, com altos custos de armazenagem e uma grande chance de perda de informações para a plataforma digital. Com isso e com o projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) surgiram os documentos fiscais eletrônicos. Falaremos a seguir um pouco mais sobre eles.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): O que é

A nota fiscal eletrônica é o documento digital responsável por formalizar a venda de produtos e serviços, tanto em âmbito físico como digital. Quando estes processos eram feitos manualmente, exigiam uma grande quantidade de papeis, hoje substituídos pela NF-e.

Originada em 2006, a NF-e veio como uma solução para resolver os problemas encontrados com os antigos blocos de papel, que além de demandar horas de trabalho, também necessitavam de um espaço adequado para o armazenamento, gerando custos com estoque e gráficas.

A NF-e tornou os procedimentos muito mais rápidos e simples, gera economia por não necessitar de custo de impressão e por ser totalmente digital, não necessita de espaço físico para armazenamento. O processo tornasse ainda mais eficaz se sua empresa possuir um gerenciador de NF-e, como o NF-e Manager da Synchro.

Alterações na NF-e 2020: Notas técnicas

Nota Técnica 2020.007 – v.1.00a – Republicada em 05/11/2020
Divulga a especificação do novo evento gerado pelo Emitente ou Destinatário da NF-e, no qual é possível informar o transportador responsável pela movimentação da carga.

Nota Técnica 2020.007 – v.1.00 – Publicada em 25/09/2020
Divulga a especificação do novo evento gerado pelo Emitente ou Destinatário da NF-e, no qual é possível informar o transportador responsável pela movimentação da carga.

Nota Técnica 2020.006 – v.1.00 – Publicada em 24/09/2020 – Republicada em 28/09/20
Divulga a criação/alteração de campos e regras de validação envolvendo intermediador e agenciador de transação comercial.

Nota Técnica 2020.004 v.1.00 – Publicada em 28/08/2020
Divulga o formato da impressão do DANFE Simplificado – Etiqueta.

Nota Técnica 2014.002 v.1.02c – Publicada em 26/08/2020
Divulga a especificação da distribuição do evento Comprovante de Entrega.

Nota Técnica 2020.003 – v.1.00 – Publicada em 25/06/2020
Divulga orientações para emissão de NF-e pelo Transmissor de Energia.

Nota Técnica 2020.002 – v.1.00 – Publicada em 18/05/2020
Consolida as informações sobre o IPI constantes nas Notas Técnicas 2015.002 e 2016.001 e acrescenta novos códigos na Tabela de Enquadramento de IPI.

Nota Técnica 2020.001 – v.1.00 – Publicada em 06/01/2020
Unifica as informações referentes à manifestação do destinatário na Nota Fiscal eletrônica (NF-e)
e possibilita a utilização por Pessoa Física (CPF).

O NFe Manager é uma solução desenvolvida pela equipe de especialistas da Synchro, reunindo a melhor arquitetura de produtos com as mais confiáveis informações legais para atender de forma eficiente e cada vez melhor seus clientes.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), é um documento eletrônico criado pela Receita Federal do Brasil e a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (ABRASF).

A NFS-e foi criada para substituir as antigas notas fiscais impressas.

Diferença da NF-e para a NFS-e

Algumas vezes confundidas, a NF-e e a NFS-e não tratam do mesmo assunto.

A NF-e é utilizada para registrar vendas de mercadorias, enquanto a NFS-e é utilizada para registrar prestações de serviços.

O prestador de serviço que for emitir uma NFS-e deverá possuir um certificado digital, que se trata de uma assinatura pessoal digital utilizada para assegurar a validade da nota.

*Se o prestador for enquadrado como MEI, não é necessário o certificado digital.

Por não possuir tantas variações como a NF-e, a emissão da NFS-e é mais simples. Mais de 1000 prefeituras já disponibilizam a NFS-e para os seus contribuintes.

Como cada prefeitura adota métodos diferentes para a realização da NFS-e, é indicado que o prestador de serviço utilize algum software que integre com nota, tornando o processo mais eficaz e menos burocrático. A Synchro desenvolveu o NFS-e Manager, uma solução que permite mais economia para a empresa

O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento provisório que só é utilizado pelo prestador de serviço em casos que ocorra algum impedimento na emissão da NFS-e.

O RPS é uma solução contingencial, e deve ser preenchida manualmente ou através de uma aplicação local, possuindo uma numeração sequencial crescente.

A legislação municipal irá estipular qual será o prazo para que o RPS seja convertido em NFS-e.

O RPS é utilizado muitas vezes por contribuintes que não possuem infraestrutura em tempo integral, gerando as NFS-e e enviando-as para serem processadas em lote.

Carta de Correção Eletrônica (CC-e)

A carta de Correção Eletrônica, mais conhecida pela sigla CC-e, é o recurso que permitirá a correção de alguns erros em um documento que já tenha sido autorizado pela SEFAZ, pelo emissor da nota fiscal.

Por se tratar de um arquivo XML, assim como a NF-e, ela necessita de uma assinatura através de um certificado digital. A principal diferença da CC-e, é que por se tratar de uma carta, é redigida em texto livre, possuindo número máximo de 1000 caracteres.

O emitente deverá preenchê-la de forma clara e objetiva, informando o que deseja corrigir na NF-e que foi gerada.

A CC-e fornece as informações necessárias para corrigir erros de documentos gerados anteriormente, este novo arquivo será anexado a NF-e que já foi emitida e autorizada.

*Nem todos os erros encontrados em NF-e podem ser corrigidos por meios da CC-e. Existem uma lista que

Qual é o objetivo da CC-e?

Através da CC-e é possível sanar erros em campos específicos da NF-e, corrigindo informações preenchidas com alguma inconsistência, porém, sem necessidade de cancelar e/ou refazer o documento por completo

A CC-e não passa por validações de conteúdo, apenas por uma validação de esquema, que se refere à quantidade mínima e máxima de caracteres. Após isso poderá ser anexado à NF-e.

No caso de uma consulta a NF-e, por qualquer motivo que seja, poderá ser visualizada pelos agentes envolvidos na operação, como auditores fiscais, o emitente ou o destinatário da nota e até algum terceiro, por meio da tag utXML, a CC-e estará juntamente disponível para visualização.

Vale ressaltar que o XML da NF-e não será alterado. A CC-e se trata de um arquivo anexo à NF-e, que contém observações sobre o conteúdo do documento. Sendo assim, o XML da NF-e continuará com os dados incorretos.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O conhecimento de Transporte Eletrônico, conhecido pela sigla CT-e, é um documento fiscal eletrônico, que existe apenas em formato digital.

O CT-e é o substituto eletrônico dos antigos documentos de Transporte de Carga. O CT-e foi o segundo módulo do Projeto SPED, tendo sido instituído logo depois da Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55.

O CT-e substitui 6 antigos documentos fiscais de papel, são eles:

• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
• Conhecimento Aéreo, modelo 10;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;

Quem deve emitir o CT-e

São obrigados a emitir o CT-e, transportadoras de diferentes modais de transporte, de modo que as obrigações sejam simplificadas, e a fiscalização fique mais fácil.

Os modais aceitos pelo CT-e são:

1. Rodoviário
2. Ferroviário
3. Aquaviário
4. Aeroviário
5. Dutoviário
6. Multimodal

Um ponto importante a se levar em consideração quando se fala de CT-e, é que ele se trata de um documento unicamente digital.

Sendo assim, o verdadeiro documento, com validade fiscal, é um arquivo de computador do tipo XML, que é nomeado com um número extenso, conhecido por “Chave da Nota”

Conhecimento de Transporte Eletrônico – Outros Serviços (CT-E OS)

Instituída em 2017 para substituir a Nota Fiscal de Serviços de Transporte Modelo 7, o CT-e OS (Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços) é um documento totalmente digital e que possui todas as informações armazenadas eletronicamente.

O CT-e OS foi desenvolvido para acatar as necessidades do mercado de transporte. Ele disponibiliza ferramentas para que as empresas possam se adequar à lei, permite um controle mais eficiente por parte dos órgãos reguladores e o fisco, além de melhorar a qualidade das informações e possibilitar a validação na hora em que é feita a autorização do documento fiscal.

Este documento é obrigatório para os prestadores de serviço de transporte de valores, pessoas e bagagens que devam aderir ao documento e emitir o CT-e. O CT-e OS expande as possibilidades registradas com o CT-e e substitui a Nota Fiscal de Serviço de Transporte.

Quem deve emitir o CT-e OS?

O contribuinte que emitir o CT-e OS deve realizar o credenciamento no SEFAZ, pois que esse documento é diferente do CT-e.

Esse credenciamento deve ser feito por:

• Transporte Rodoviário;
• Transporte de Cargas;
• Fretamento de passageiros;
• Transportadoras de valores;
• Transporte regular de passageiros para empresas com horário fixo.

Manifestação do Destinatário (MDest-e)

A Manifestação de Destinatário, conhecida como MDest-e, é o evento pelo qual o destinatário de uma Nota Fiscal Eletrônica emite para informar ao fisco sobre o andamento de operações de produtos e/ou serviços prescritos nesta NF-e.

Sendo assim, o destinatário terá um mecanismo de autenticação para as notas emitidas contra o seu CNPJ, podendo avisar ao fisco sobre as notas emitidas por terceiros com ou sem seu conhecimento.

Manifesto Eletrônico de documentos fiscais

O MDFe, sigla que significa Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, modelo 58, é o documento fiscal eletrônico, emitido para acobertar operações de transporte de mercadorias. O MDFe é um documento que existe apenas na forma digital.

A MDFe foi criada em 2017 com o intuito de substituir o antigo Manifesto de Carga, modelo 25, que era impresso em papel, e a CLe (Capa de Lote eletrônica).

A principal função do manifesto é compilar as informações contidas nas NFe’s modelo 55, e CTe’s modelo 57, relacionadas ao transporte em questão, tornando o processo fiscal mais agil.

Como o objetivo da MDFe é apenas reduzir a burocracia e sistematizar a prestação de informações do transporte, facilitando o trabalho do fisco, ele não recolhe impostos.

Os tributos relacionados a operação de transporte são recolhidos no CTe.